Gebruik SharePoint efficiënter binnen jouw KMO

Veel KMO’s gebruiken SharePoint als centrale plaats voor documenten, maar benutten vaak slechts een fractie van de mogelijkheden. Nochtans kan SharePoint met enkele eenvoudige afspraken en instellingen uitgroeien tot een overzichtige en efficiënte digitale werkplek. 

Hieronder enkele praktische tips die meteen toepasbaar zijn.

Werk met een duidelijke mappenstructuur (maar hou ze eenvoudig)

Een logische mappenstructuur blijft belangrijk, maar vermijd om te diep te gaan. Hoe meer submappen, hoe moeilijker het wordt om snel documenten terug te vinden. Idealiter geraakt een gebruiker met enkele klikken bij het juiste bestand. Denk daarom in termen van afdelingen, projecten of processen, en niet in uitzonderingen of persoonlijke voorkeuren. Een eenvoudige, consistente structuur werkt op lange termijn altijd beter dan een te complexe indeling.

Werk met versies, niet met kopieën

SharePoint bewaart automatisch een versiegeschiedenis van documenten. Dit betekent dat meerdere mensen in hetzelfde bestand kunnen werken zonder telkens een nieuwe kopie aan te maken. Oude versies blijven bewaard en kunnen indien nodig eenvoudig worden teruggezet. Zo vermijdt u verwarrende bestandsnamen zoals “v2”, “v3_final” of “definitief_echt_final” en blijft er altijd één duidelijke, actuele versie van elk document bestaan.

Deel documenten via links, niet via e-mailbijlagen

Door documenten te delen via een SharePoint-link werkt iedereen altijd met de meest recente versie. Bijlagen in e-mails zorgen vaak voor verwarring, omdat er meerdere versies circuleren. Met een link blijft het document centraal opgeslagen en ziet elke gebruiker meteen de laatste aanpassing. Dit bespaart tijd, voorkomt fouten en maakt samenwerking een stuk efficiënter.

Beperk toegang per site of map

Niet alle informatie is voor iedereen bedoeld. Door toegang logisch te beperken per SharePoint-site of map, houdt u gevoelige informatie beter beschermd en blijft het overzicht voor gebruikers behouden. Medewerkers zien enkel wat voor hen relevant is, wat rust en duidelijkheid creëert. Dit verhoogt niet alleen de veiligheid, maar ook het gebruiksgemak.

Hou het gebruik uniform binnen het team

Maak enkele eenvoudige afspraken binnen uw organisatie: hoe documenten benoemd worden, waar ze worden opgeslagen en wie verantwoordelijk is voor welke documentbibliotheek. Een uniforme manier van werken zorgt ervoor dat iedereen SharePoint op dezelfde manier gebruikt. Het resultaat is minder verwarring, minder vragen aan IT en een efficiëntere samenwerking tussen collega’s.

SharePoint hoeft niet complex te zijn om efficiënt te werken. Met een duidelijke structuur, enkele afspraken en slim gebruik van de basisfunctionaliteiten haalt u als KMO veel meer rendement uit uw digitale documentenbeheer.

Wilt u meer halen uit SharePoint binnen uw KMO?

Neem contact met ons op